עולם האירועים מתרחב בצעדי ענק בשנים האחרונות.
בניגוד לימים עברו, כל אירוע מלבד חתונה שהיה נחגג בפורומים מצומצמים, מצא את דרכו אל אולמות האירועים, כמו בר מצווה, בריתות ועוד.
אבטחת אירועים שכאלו, הכוללים מתנות בדמות כסף רב, היא עניין שיש לתכנן מראש ובצורה נכונה.
ראש שקט להנאה מהאירוע
תכנון אירוע בסדר גודל המצריך את השכרת שירותיו של אולם אירועים, הם אירועים המאורגנים בקפידה וכוללים בתוכם סידורים רבים, החל מקביעת הכיבוד דרך חברת קייטרינג ועד סידורים לוגיסטיים של ציוד תאורה, סאונד והסעדה. ראשית נוודא כי האולם המארח את האירוע עובד מול חברת אבטחה מסודרת, שמטרתה לספק שירותי ביטחון הכוללים מאבטחים בכניסה, בחניית האורחים וכן מאבטח האמון על שמירה על כספת הצ'קים. כמו כן ישנה אפשרות של התקנת מצלמות אבטחה, בהתאם לדרישות שהוגשו בפני החברה.
תיאום ציפיות
כאשר אנו ניגשים לחתום על חוזה עם חברת האבטחה, חשוב לברר לעומק את הפרטים הכוללים במה שסוכם עימה. מתוך כך, יש לוודא מול החברה כי היא מודעת למהלך האירוע, עד לרזולוציות כמו לוח הזמנים הכולל את שעת התחלתו וסיומו, כמות הנוכחים ובמידת הצורך- אופי המוזמנים (אנשים רמי דרג עשויים להוות משקל בשינוי סידורי האבטחה). ככל שתהיה יותר שקיפות מצד המארגנים, כך סידור האבטחה הנכון יהיה יעיל ככל האפשר.
אופי האירוע- קריטריון מרכזי
באם מדובר בבת מצווה של 100 מוזמנים או חתונה של 500, או אם מדובר בכנס הטכנולוגי הגדול ביותר בישראל, לאופי האירוע משקל משמעותי בקביעת סידורי האבטחה. שלבי התכנון יהיו חייבים להיות בהתאם לפורמט שנבחר. למשל, באירוע בגן אירועים הכולל סביבה חיצונית גדולה ידרוש מספר רב יותר של מאבטחים מאשר זה של אולם קטן בעל חלל אירוח פנימי בלבד. כמו כן, אם ידוע כי באירוע ישתתף אדם המוגדר כאח"מ או אח"מית, ניתן להצמיד לו אבטחה אישית הכרוכה בעליות נוספות, ובאם יש לאדם סידור אבטחה משלו, יש לעדכן את חברת האבטחה האחראית על האירוע מטעמכם.
המיקום- מידע אסטרטגי
אחד האלמנטים החשובים ביותר לבחירת אופי אבטחת האירוע שלכם הוא המיקום. אם מדובר באולם במיקום רגיש בארץ, כמו בדרך להרי ירושלים או באזור יהודה ושומרון, הדבר עשוי לגרור סידורי אבטחה מיוחדים. כמו כן, אופי המבנה של אולם או גן האירועים ישחק תפקיד חשוב. חברת האבטחה צריכה לשלוט בכל הפרטים הרלוונטיים, כמו מספר הכניסות למקום, כמות הפתחים מהם עשויים להגיע אורחים לא קרואים, המוגדרים כנקודות תורפה ביטחוניות.
מצלמות אבטחה- לשיקולכם
כיום, ברוב אולמות האירועים ניתן למצוא מצלמות אבטחה בעמדות שונות ואסטרטגיות כדי להבטיח שהאירוע יעבור בשלום. נא וודאו כי מצלמות מותקנות באזורים רגישים כמו כספת המתנות, הכניסות והיציאות לאירוע וכן אזור החניון, כדי למנוע מקרים של פריצות, גניבות או אירועים אלימים לא רצויים אחרים.
לסיכום, על מנת שנוכל ליהנות מאירוע שהושקע בו זמן וכסף רב, אירוע של פעם בחיים, מומלץ לוודא עם אולם האירועים וחברת האבטחה שכל הסידורים מטופלים בצורה הטובה והיסודית ביותר.
