כשדני, מנהל מחלקת השיווק בחברת סטארטפ מוכרת, שמע כי רונן מחק בטעות את האסטרטגיה השיווקית לשנת 2020, שהצוות הכין, הוא סיפר לנו כי הוא רצה לשבור משהו או לפחות לפטר את רונן על המקום. על האסטרטגיה הזו ישבו כחמישה עובדים שונים ואף יועץ חיצוני. רק לאחר המקרה הזה, דני, הבין את החשיבות הרבה שיש לגיבוי חומרים מהמייל.
בין אם בתמימות או בכוונת תחילה, העובדים עלולים למחוק חומרים חשובים ויקרי ערך לעסק ולחברה שלכם.
האמת היא שלא כדאי לסמוך על זהירות העובדים ועל הגיבויים של ג'ימייל שימנעו אסון שכזה.
לכן נשאלת השאלה, איך להבטיח שעובדים לא מוחקים חומר מהמייל.
ישרו קו עם העובדים
אחד הדברים הראשונים שעליכם לעשות על מנת להבטיח שעובדים לא מוחקים חומר מהמייל הוא לוודא שהם מודעים לסוגייה זו.
לכן, בטוח בעל עסק, ראשי צוות או מנהלי מחלקות, החליטו על אסטרטגיה לקטלוג וסיווג חומרים שמגיעים למייל של העובדים.
הנחו את העובדים כי יש לשמור כל מייל חשוב בתיקייה הרלוונטית ולהגדיר במדויק מה ניתן ומה לא ניתן למחוק.
גיבוי מיילים
היו מודעים לכך שגם עם הכללים הברורים ביותר, עדיין יכולות לקרות טעויות אנוש. הטעויות הללו עשויות לעלות לכם בלא מעט זמן וכסף, ולכן חשוב להיות מוכנים אליהם בטרם עת. הדרך הכי טובה להיות מוכנים לטעות אנוש של מחיקת מייל, היא לבצע גיבוי מיילים בצורה איכותית, כך למשל גיבוי מיילים בענן 365 יכול לוודא כי המיילים יגובו בצורה אוטומטית לענן מוגדר, מאובטח ושמור. ישנן אפשרויות גיבוי לא מועטות. כדאי לדעת כי היתרון לגיבוי מיילים בענן מעבר לאבטחה הוא יתרון הנוחות. קל מאוד לשחזר ולגשת לחומרים שנמחקו (כמובן רק לאחר שאימתתם כי אתם רשאים לגשת לאותם חומרים).
שמרו עותק בצד
אם אתם מעוניינים בדרך ידנית מעט יותר מאשר גיבוי מיילים אוטומטי, ישנה האפשרות לשמור עותק גיבוי באופן ידני.
כך למשל, לפני שאתם שולחים מסמך חשוב שיהיה נגיש לכולם, שכפלו את המסמך ושמרו אותו על המחשב, הדרייב או במייל הפרטי שלכם.
עם זאת חשוב מאוד להיות מודעים לעניין אבטחת המידע – מאוד קל, לגשת למסמכים הללו כאשר אתם שומרים אותם בצורה זו.
הקפידו על סדר
אחד הגורמים המובילים ביותר למחיקות לא נכונות ולטעויות הוא אי-סדר. לכן, יש להקפיד כי ההתנהלות במייל תהיה בצורה מסודרת. בין אם במייל האישי של העובד ובין אם במיילים כלליים שמשמשים לשירות לקוחות, מחלקת מחירות ותמיכה טכנית יש לייצר סדר מופתי:
- הגדרת תנאים להעברה אוטומטית של מיילים.
- הגדרת מצבים לסימון מייל כחשוב, ככוכב, כלא נקרא או בטיפול למייל אחר.
לסיכום, שילוב של יישור קו כללי עם העובדים, גיבוי מיילים איכותי, שמירת עותק והקפדה על הסדר יבטיחו כי לעובדים שלכם יהיה קשה מאוד למחוק חומר חשוב מהמייל.
